Polityka prywatności – Polski Most Spedycyjny

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polski Most Spedycyjny z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w branży transportu i logistyki, w związku z korzystaniem z naszych usług, stron internetowych, formularzy kontaktowych, korespondencji e‑mail oraz innych kanałów komunikacji.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Polski Most Spedycyjny (dalej: „Administrator” lub „Polski Most Spedycyjny”).

Z Administratorem można skontaktować się:

• listownie: na adres siedziby Spółki,
• e‑mailowo: na adres wskazany na naszej stronie internetowej,
• telefonicznie: pod numerem kontaktowym podanym na stronie internetowej.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko służbowe. 2) Dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby lub magazynu, dane do faktury. 3) Dane dotyczące realizacji usług: informacje o zleceniach transportowych i spedycyjnych, trasy, miejsca załadunku i rozładunku, dane kierowców przekazywane w związku z realizacją zleceń, numery rejestracyjne pojazdów. 4) Dane rozliczeniowe: szczegóły dotyczące płatności, terminy płatności, numer rachunku bankowego, informacje niezbędne do wystawiania faktur. 5) Dane związane z korespondencją i zapytaniami: treść wiadomości, notatki z rozmów telefonicznych, dane podane dobrowolnie w formularzach kontaktowych. 6) Dane z plików cookies i podobnych technologii w ramach korzystania ze strony internetowej: adres IP, typ przeglądarki, dane dot. sesji, statystyki odwiedzin strony (w zakresie, w jakim stanowią dane osobowe).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na wskazanych podstawach prawnych: 1) Zawarcie i wykonywanie umowy transportowej, spedycyjnej, logistycznej lub innej – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem). 2) Realizacja obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (np. przechowywanie dokumentacji księgowej, rozliczenia z organami skarbowymi) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3) Dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami (np. w związku z reklamacjami, sporami umownymi, windykacją należności) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). 4) Utrzymywanie bieżących relacji biznesowych z kontrahentami, dostawcami, podwykonawcami, kierowcami oraz klientami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 5) Odpowiadanie na zapytania, prowadzenie korespondencji, obsługa formularzy kontaktowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w niektórych wypadkach art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 6) Marketing bezpośredni naszych usług (np. wysyłka informacji handlowych do obecnych klientów, przesyłanie ofert, newsletter – o ile jest stosowany) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w przypadku komunikacji drogą elektroniczną mogą mieć zastosowanie także wymogi odrębnych przepisów wymagających zgody. 7) Analiza i poprawa jakości świadczonych usług, bezpieczeństwo systemów informatycznych, statystyka odwiedzin strony internetowej – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 8) Przetwarzanie danych na podstawie wyrażonej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie i w celu wyraźnie wskazanym przy zbieraniu zgody. Zgoda może być w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: 1) Podwykonawcy i partnerzy biznesowi współpracujący przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, firmy magazynowe, operatorzy logistyczni, agencje celne), w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń. 2) Dostawcy usług informatycznych, hostingowych, poczty elektronicznej, systemów teleinformatycznych i narzędzi do zarządzania relacjami z klientami (CRM), którzy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia. 3) Biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne i inni profesjonalni doradcy – w uzasadnionym zakresie. 4) Instytucje finansowe i banki – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności i rozliczeń. 5) Organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu przetwarzania oraz na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej.

6. Przekazywanie danych poza EOG Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejskim Obszarem Gospodarczym). Jeśli jednak w konkretnych sytuacjach związanych z realizacją usług transportowych i logistycznych (np. transport międzynarodowy) będzie to konieczne, przekazanie nastąpi zgodnie z przepisami RODO, w szczególności poprzez:
   • zastosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, lub
   • inne odpowiednie instrumenty prawne zapewniające właściwy stopień ochrony danych.

Informacja o przekazaniu danych do państwa trzeciego może zostać udzielona na żądanie osoby, której dane dotyczą.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe będą przechowywane przez okres: 1) trwania umowy oraz przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń związanych z jej realizacją (co do zasady przez okres przedawnienia roszczeń przewidziany przepisami prawa cywilnego); 2) wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi (najczęściej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy); 3) niezbędny do realizacji celu, dla którego dane zostały zebrane, a po jego upływie – przez okres wynikający z przepisów lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu bądź wycofania zgody (jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda); 4) w przypadku danych przetwarzanych na potrzeby marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Po upływie właściwych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, a jeśli tak, także dostępu do nich oraz otrzymania kopii danych. 2) Prawo sprostowania danych – żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub ich uzupełnienia. 3) Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO. 4) Prawo ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub prawidłowość ich przetwarzania. 5) Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego. 7) Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce. Odpowiedzi udzielimy w terminach i na zasadach określonych w RODO.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych, w szczególności w państwie członkowskim jej zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia przepisów o ochronie danych. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Pliki cookies i podobne technologie 1) Na naszej stronie internetowej mogą być wykorzystywane pliki cookies (ciasteczka) i podobne technologie służące m.in. do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dopasowania treści do preferencji użytkownika, analizowania statystyk odwiedzin oraz zapewnienia bezpieczeństwa. 2) Cookies mogą być niezbędne (techniczne), funkcjonalne, analityczne lub marketingowe – w zależności od konfiguracji strony. W przypadku niektórych kategorii cookies podstawą przetwarzania może być zgoda użytkownika wyrażana za pomocą odpowiednich ustawień w banerze cookies lub w przeglądarce. 3) Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym ograniczyć lub wyłączyć obsługę plików cookies. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Zabezpieczenia danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją lub ujawnieniem. Obejmują one m.in. kontrolę dostępu, stosowanie zabezpieczeń informatycznych, odpowiednią politykę haseł, szkolenia dla upoważnionych osób oraz zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi.

12. Dane osób kontaktowych i przedstawicieli kontrahentów W związku z działalnością w sektorze transportu i logistyki przetwarzamy dane osób kontaktowych i przedstawicieli naszych kontrahentów (np. klientów, dostawców, przewoźników, spedytorów). Dane te obejmują zazwyczaj imię i nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe (e‑mail, telefon) oraz inne informacje przekazane w ramach kontaktów biznesowych. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymywaniu relacji handlowych i komunikacji w związku z realizacją umów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

13. Zmiany Polityki prywatności Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, zmian w sposobie przetwarzania danych lub rozwoju naszych usług. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na naszej stronie internetowej z odpowiednią datą obowiązywania.

14. Kontakt W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji przysługujących praw, można kontaktować się z nami za pomocą danych kontaktowych wskazanych na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio z Administratorem. Prosimy o dołączenie informacji umożliwiających identyfikację oraz opisanie żądania, abyśmy mogli sprawnie je rozpatrzyć.